Kategoria: firma

Które procesy w firmie warto automatyzować, a których lepiej nie ruszać

Typowe podejście do automatyzacji w małej firmie wygląda tak: szukamy zadania, które powtarza się co miesiąc, jest nudne i zajmuje kilka godzin. Znajdujemy — najczęściej coś z obszaru administracji — i to właśnie od niego zaczynamy.

To podejście jest błędne, choć brzmi rozsądnie. Powtarzalność zadania mówi o tym, ile można zaoszczędzić. Nie mówi nic o tym, ile automatyzacja będzie kosztować, gdy się pomyli.

Poniżej opis wdrożenia, które trzeba było wycofać, oraz reguła, która z niego wynika.

Przypadek: automatyzacja, która wyglądała najlepiej ze wszystkich

Zadanie: wystawianie faktur na początku miesiąca. Klasyczny kandydat — powtarza się regularnie, zajmuje dwie–trzy godziny, opiera się na jasnych regułach.

Zaprojektowany proces: system pobiera z narzędzia do zarządzania projektami informację, których klientów rozliczyć w tym miesiącu, przelicza kwoty według ustalonych formuł, przygotowuje dokumenty i tworzy szkice wiadomości do każdego klienta. Człowiekowi zostaje przejrzenie i kliknięcie „wyślij”. Z dwóch–trzech godzin robi się dziesięć minut.

Na papierze — najlepszy zwrot z całego portfela procesów w firmie.

W praktyce automat regularnie popełniał drobne błędy. Nie katastrofalne: nie ta stawka, nie ten okres, drobna nieścisłość w wyliczeniu.

Dlaczego to przewróciło rachunek

Kluczowe pytanie nie brzmiało „jak często automat się myli”, tylko „ile kosztuje jego pomyłka”.

W innych procesach w tej samej firmie drobny błąd automatu jest praktycznie bezkosztowy. Gdy system źle zaklasyfikuje jedno hasło w kampanii reklamowej, człowiek wyłapuje to przy zatwierdzaniu listy i na tym się kończy. Nic nie wyszło na zewnątrz.

Faktura zachowuje się inaczej. Po wystawieniu, a tym bardziej po wysłaniu do systemu KSeF, staje się dokumentem prawnie wiążącym. Pomyłka nie jest już wtedy poprawką — jest korektą, rozmową z klientem i śladem w ewidencji.

Skutek był policzalny: skoro każdy dokument trzeba było sprawdzić naprawdę uważnie, kontrola zaczęła zajmować więcej czasu, niż automat oszczędzał. Doszedł drugi koszt — gdy fakturami zajmuje się czasem inna osoba z zespołu, pojawia się pętla „zgłoszenie błędu → poprawka w systemie → ponowne sprawdzenie”. Ta pętla zjadła resztę zysku.

Rozwiązanie: cofnąć ostatni krok, nie całość

Odruchową reakcją byłoby wyrzucenie całego wdrożenia. Zrobiono inaczej — cofnięto wyłącznie tę część, w której błąd wychodzi na zewnątrz:

Etap Kto wykonuje po zmianie
Ustalenie, które faktury są do wystawienia automat
Wyliczenie kwot według formuł automat
Kontrola kwot i wystawienie dokumentu człowiek
Napisanie wiadomości do klienta człowiek

Oszczędność spadła z zakładanych 90% do mniej więcej połowy czasu. Mniej, niż zakładano — ale wciąż realnie mniej pracy, przy zerowym ryzyku wypuszczenia błędnego dokumentu.

Warto dodać zastrzeżenie: to wniosek z konkretnej firmy, w której wyliczenia na fakturach zależą od wielu zmiennych, a samo wystawienie dokumentu trwa krótko. W firmie o prostszym modelu rozliczeń dokładnie ten sam system mógłby się obronić w całości.

Reguła: dwa pytania przed każdym wdrożeniem

Z tej lekcji wynika prosta zasada, którą warto zastosować do każdego procesu, zanim zacznie się cokolwiek budować:

1. Ile kosztuje błąd, gdy już „wyjdzie w świat”?

Nie ile kosztuje samo pomylenie się, tylko ile kosztuje jego naprawienie po fakcie. Źle napisany akapit na stronie poprawia się w minutę. Źle wystawiony dokument księgowy, wysłana do klienta wiadomość z błędną kwotą albo umowa z pomyłką w warunkach — to zupełnie inna kategoria.

2. Czy kontrola wyników nie zje oszczędności?

Jeśli automat oszczędza dwie godziny, ale jego wyniki trzeba sprawdzać przez dwie i pół — wdrożenie jest stratą, niezależnie od tego, jak dobrze wygląda w prezentacji.

Jak to przekłada się na wybór procesów

Zestawienie tych dwóch pytań daje dość jednoznaczny podział.

Dobrzy kandydaci to zadania, w których wynik pracy automatu i tak przechodzi przez ręce człowieka, zanim gdziekolwiek trafi: analiza danych, przygotowanie zestawień i raportów, wstępne wersje tekstów, przeszukiwanie dużych zbiorów informacji, podsumowania spotkań. Błąd wychodzi przy przeglądaniu i nic nie kosztuje.

Źli kandydaci to zadania, w których wynik automatu wychodzi na zewnątrz bez zatrzymania: dokumenty księgowe, wiadomości wysyłane samodzielnie do klientów, zmiany w systemach, których nikt później nie przegląda, wszystko co ma skutki prawne.

Zwróć uwagę, że ten podział nie pokrywa się z podziałem na „proste” i „skomplikowane”. Wystawianie faktur jest proste. Analiza danych z kilku źródeł naraz jest skomplikowana. A jednak to ta druga jest bezpieczniejszym kandydatem — bo jej wynik ktoś i tak przeczyta, zanim cokolwiek na jego podstawie zrobi.

Gdzie to działa najlepiej

Największą wartość takie narzędzia dają tam, gdzie firma ma dużo danych i mało czasu na ich przejrzenie. Typowy przykład to dane marketingowe rozrzucone po kilku systemach: koszty reklam w jednym panelu, zachowanie użytkowników w drugim, sprzedaż w trzecim, źródło leada w czwartym.

Nikt tego ręcznie nie zestawia co miesiąc, bo to zajmuje pół dnia. W efekcie decyzje o wydatkach na marketing zapadają na podstawie jednego panelu zamiast pełnego obrazu. Automat, który przygotuje zestawienie do przejrzenia, mieści się dokładnie w bezpiecznej kategorii: liczy, ale niczego sam nie wysyła i nie zmienia.

Gotowe narzędzia tego typu są dostępne za darmo, więc nie trzeba niczego programować. Wąskim gardłem w małej firmie jest raczej to, że nikt nie ma czasu ich podłączyć i ustawić pod własne dane — dlatego część firm zleca wdrożenie takiego rozwiązania na zewnątrz i przejmuje dopiero gotowy, działający proces.

Podsumowanie

Nie zaczynaj od zadania, które najbardziej Cię męczy. Zacznij od zadania, przy którym pomyłka automatu jest tania — i przy którym ktoś i tak spojrzy na wynik, zanim ten wyjdzie poza firmę.

Wdrożenie, które oszczędza mniej czasu, ale nie generuje ryzyka, jest po prostu lepszą inwestycją niż to, które obiecuje dziewięćdziesiąt procent oszczędności i wymaga sprawdzania każdej pozycji.

Odpowiednie zarządzanie firmą czyli wykonywanie pomiarów czynników biologicznych środowiska pracy

Przez termin „środowisko pracy” należy rozumieć warunki, w których na co dzień odbywa się praca. W trakcie wykonywania prac do środowiska trafiają różnego rodzaju zanieczyszczenia, które w większym lub mniejszym stopniu mogą wpływać na stan zdrowia pracowników. Jakie dokładnie zanieczyszczenia mogą wpływać na pracę oraz jak można zmierzyć ich poziom?

Środowisko pracy i jego realia

Każde środowisko pracy może zostać zanieczyszczone środkami chemicznymi, pyłami przemysłowymi, czynnikami fizycznymi oraz psychofizycznymi, do których należy zaliczyć: hałas, promieniowanie, drgania, wibracje, skrajne temperatury, czynniki biologiczne, a także czynniki rakotwórcze czy mutagenne.

Czynniki środowiska należy podzielić na dwie zasadnicze grupy:

  • pierwsza czyli czynniki niebezpieczne (urazowe) mogące powodować u personelu jakiś uraz;
  • druga czyli czynniki szkodliwe i uciążliwe, które działając na personel przez dłuższy czas mogą powodować zmiany w stanie zdrowia, a w konsekwencji mogą doprowadzić do pojawienia się choroby zawodowej.

Te czynniki dzieli się na 4 grupy:

  • czynniki chemiczne,
  • czynniki biologiczne,
  • czynniki fizyczne,
  • czynniki psychofizyczne.

Pomiary czynników biologicznych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 kwietnia 2005 roku w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, to do pracodawcy należy regularne przeprowadzanie okresowych badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy na swój koszt. Ponadto pracodawca ma również obowiązek przeprowadzać pomiary skuteczności działania zabezpieczeń przeciwpożarowych maszyn oraz urządzeń elektrycznych, jak również kontrole instalacji piorunochronnej.
Takie badania powinny zostać zlecone akredytowanemu laboratorium, które może przeprowadzić wspomniane badania w miejscu pracy. Jednym z takich laboratoriów jest http://smc-bhp.pl/.

Poniżej lista informacji, jakie będą niezbędne laboratorium do przeprowadzenia wiarygodnych badań:

  • jakie rodzaje szkodliwych czynników mogą występować w środowisku pracy (zarówno na stałe, jak i okresowo),
  • jakie są ich właściwości chemiczne, fizyczne czy biologiczne,
  • na jakich stanowiskach i z jakim nasileniem mogą one występować.

Efektywne zarządzanie sklepem internetowym

Posiadanie sklepu internetowego wcale nie musi się wiązać z koniecznością zatrudnienia kilkunastu osób, które będą zarządzać całą grupą produktową. Wystarczy zapoznać się z kilkoma pomocnymi aplikacjami i modułami, które w znacznym stopniu ułatwią i usprawnią całą pracę.

Sposoby zarządzania katalogiem produktów

Każdy sklep internetowy posiada odpowiedni katalog oferowanych produktów, którym należy optymalnie zarządzać. Istnieją trzy sposoby zarządzania oferowanymi produktami:

  • własne katalogi: pracownicy tworzą własne katalogi produktów, wykonują ich zdjęcia oraz zamieszczają opisy wraz z nazwami producentów;
  • wykupienie opisów i baz: znacznie szybszym rozwiązanie zwłaszcza dla sklepów o rozbudowanej bazie produktów jest wykupienie gotowych opisów, które udostępniają inne sklepy internetowe;
  • automatyzacja, czyli automatyczne pobieranie opisów od producentów: jest to zdecydowanie najszybsze rozwiązanie, które nie wymaga ogromnego nakładu pracy. Specjalistyczne moduły pobierają opisy wprost od dostawców w postaci plików CSV oraz umożliwiają ich modyfikację oraz wyświetlenie w ramach sklepu internetowego.
Sklep musi mieć administratora

Każdy e-sklep musi być zarządzany przez odpowiednią osobę w postaci administratora. To właśnie on zajmuje się bezpośrednim kontaktem z klientami, odpowiada na zadane przez nich pytania, aktualizuje cenniki produktowe i dodaje nowe opisy produktów. Ponadto administrator zajmuje się również wysyłką zakupionych przez klientów produktów, a także ewentualnymi zwrotami czy reklamacjami. Zatrudnienie odpowiedzialnego administratora będzie stanowiło warunek konieczny dla dobrego działania sklepu internetowego. Praca tej jednej osoby wpływa bezpośrednio na wizerunek oraz postrzeganie e-sklepu przez klientów – zarówno tych stałych, jak i tych którzy dopiero dowiedzieli się o naszej działalności. Administrator ma do dyspozycji wiele narzędzi ułatwiających i usprawniających jego pracę w postaci specjalistycznych aplikacji oraz rozbudowanych modułów. W ten sposób bez większych problemów może on zarządzać sprzedażą oraz budować pozytywny wizerunek sklepu internetowego.

Dobry adwokat fundamentem działania każdego przedsiębiorstwa

Fundamentem działania praktycznie każdego większego i mniejszego przedsiębiorstwa są dobre rozwiązania prawne stosowane przez wszystkie osoby tworzące w strukturach firmy stosunki prawne czyli prawo pracy — temu właśnie służą kancelaria prawnicze, a wreszcie sami adwokaci.

Podstawowe problemy przedsiębiorstw

Jednym z głównych problemów, z jakimi borykają się polskie przedsiębiorstwa, jest windykacja — nieuregulowane należności to problem sporej liczby firm działających na polskim rynku, jest to sprawa o tyle poważna, że może prowadzić nawet do upadłości. Dobry adwokat prawo pracy musi znać w pełni, dzięki temu pomoże firmie poradzić sobie z tymi problemami, stosując wszelkie dostępne kroki prawne takie jak np. powództwo o zapłatę, postępowanie egzekucyjne czy postępowanie o ujawnienie majątku.

Adwokat prawo pracy, a polskie przedsiębiorstwa

Kolejną ważną sprawą, w której niewątpliwą pomocą mogą być prawnicy to sprawy pracownicze. Dobry adwokat prawo pracy ma w przysłowiowym „małym palcu”, czego często nie można powiedzieć o polskich przedsiębiorcach, w związku z czym jest on nieoceniony w przypadku sporów sądowych pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem (podpowie również jak takich sporów unikać). Prawnicy doradzą również jak stosować przepisy prawa pracy, kiedy pojawia się konieczność rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy, tak aby nie naruszać praw pracowniczych.

Każde przedsiębiorstwo musi się liczyć z ewentualnością zaistnienia różnego rodzaju sporów, czy to z pracownikami, czy z kontrahentami warto w takich momentach posiadać adwokata prawa pracy, który zna naszą firmę i poprowadzi postępowania sądowe. Taka osoba jest również w stanie pomóc podejmować różne decyzje np. poprzez opiniowanie umów. Warto korzystać z usług profesjonalnych adwokatów prawa pracy, jeżeli chce się z powodzeniem i bez kłopotów prowadzić działalność gospodarczą. Podczas wyboru takiego adwokata warto wejść na ten ranking adwokat prawo pracy Łódź – opinie i oceny klientów korzystających z usług danego adwokata są bardzo ważne a właśnie to znajdziemy na wyżej wymienionym rankingu

Jak poprawić efektywność i wydajność pracowników?

Każda firma dąży do tego, aby się rozwijać. Wymaga to wiele pracy, wyrzeczeń oraz upartości w dążeniu do celu. Kiedy firma rozwija się do tego stopnia, że zatrudnia kilkunasty- kilkudziesięciu pracowników możemy mówić o sukcesie. Jednak jeszcze większym wyzwaniem jest zapanować nad wszystkim co się dzieje w firmie, o wszystko zadbać tak, aby utrzymać tendencję wzrostową. Prowadzenie dużej firmy to spora odpowiedzialność. Nie jesteśmy w stanie przypilnować każdego pracownika, czy jego praca jest zgodna z oczekiwaniami. Jednak są sposoby na to, by zarówno sobie ułatwić zarządzanie firmą, jak i zmobilizować pracowników do zwiększania efektywności pracy. Jak to zrobić?

Jednym ze sposobów, który rozwiąże oba problemy jest instalacja rejestratora czasu pracy. Można by zapytać, niby jak to ma nam pomóc? Otóż, to urządzenie, umieszczone przy wejściu, będzie umożliwiało dostęp do obiektu tylko osobą zatrudnionym, które aby wejść będą musiały użyć indywidualnej karty dostępu, kodu pin lub zeskanować odcisk palca. Dzięki temu, system rejestruje dokładne godziny wejść i wyjść pracowników, automatycznie zmuszając ich do punktualności. Rejestrator czasu pracy, pomoże nam wyeliminować nadużycia ze strony pracowników. Rejestrator przetwarza dane i tworzy raporty. Pomaga nam też zoptymalizować koszty.

Kolejnym sposobem na zmobilizowanie pracowników do efektywniejszej pracy jest wprowadzenie zdrowej rywalizacji. Dobrym sposobem jest premia dla najlepszego pracownika, lub zorganizowanie konkursu. Dzięki temu,każdy pracownik chcąc wygrać, będzie podnosił swoją wydajność oraz umiejętności. W efekcie podniesiemy standard wykonywanej pracy oraz zwiększymy wydajność. Pracownicy również poczują, że ich wysiłek jest nagradzany oraz, że cały czas powinni się rozwijać,  by być coraz lepszymi w tym co robią.

firma

Drzwi przeciw pożarowe do firmy – warto kupić?

Każda osoba powinna pomyśleć o tym, by możliwie najlepiej zabezpieczyć swoją firmę nie tylko przed włamaniem, ale także przed pożarem. Sklepy oferują różne rodzaje drzwi, dużą popularnością cieszą się te przeciwpożarowe. Dlaczego warto w nie zainwestować?

Czy warto kupić drzwi ppoż?

Większość osób zgodzi się ze stwierdzeniem, że zakup drzwi przeciwpożarowych jest dobrym pomysłem. Dają one ochronę przed ogniem, a tym samym zwiększają szansę na ucieczkę z miejsca pożaru i czas na ugaszenie pożaru strażakom, a dodatkowo dają możliwość zabezpieczenia mienia. Tym co dla większości osób jest niezwykle istotne jest oczywiście to jak długo drzwi będą stanowić ochronę przed ogniem. Na rynku można znaleźć drzwi przeciwpożarowe EI 30, które chronią przed płomieniami przez około 30 minut, analogicznie drzwi przeciwpożarowe EI 60 stanowią barierę przez blisko 60 minut.

Widać zatem, że można dopasować drzwi do indywidualnych potrzeb. Warto wspomnieć, że nie bez znaczenia jest także aspekt wizualny – na szczęście na rynku można znaleźć drzwi ppoż, które nie tylko skutecznie chronią przed ogniem, ale są również wyjątkowo estetyczne.

Na rynku znajdziecie również drzwi przeciwpożarowe z właściwościami antywłamaniowymi. Drzwi takie doskonale sprawdzają się w każdym budynku. Drzwi przeciwpożarowe z właściwościami antywłamaniowymi chronią nie tylko przed ogniem ale również przed włamaniami.

Jak są klasyfikowane drzwi przeciwpożarowe

Drzwi ppoż klasyfikowane są ze względu na to jak długo wytrzymują działanie płomieni i zachowują szczelność. Podział klasyfikacji drzwi określa norma PNB02851-1:97. Zgodność drzwi z normą, określa natomiast certifikat, który jest wydawany przez ITB.

Klasyfikacje drzwi pożarowych:

  •    drzwi przeciwpożarowe EI 30,
  •    drzwi przeciwpożarowe EI 45,
  •    drzwi przeciwpożarowe EI 60,
  •    drzwi przeciwpożarowe EI 90,
  •    drzwi przeciwpożarowe EI 120

drzwi do firmy